Hay un refrán que dice: Una vez rompí un papel y cien veces me arrepentí. No es el caso de Seguridad Documental, la empresa salmantina que se encarga de ‘romper’ papeles.
Cualquier trámite que quieras hacer hoy en día tiene detrás cientos de papeles. Todos somos consciente de ello, pero realmente pocos saben a dónde va a parar luego toda esa documentación.
Seguridad Documental es una empresa salmantina que está especializada en la digitalización profesional de documentos, custodia de archivos y destrucción documental con el fin de garantizar la seguridad a todas las empresas que soliciten sus servicios. Además, trabajan de forma sostenible colaborando así con el cuidado del medioambiente, siguiendo la normativa en materia de protección de datos y gestión medioambiental de residuos.
Raimundo Huidobro, gerente de Seguridad Documental, explica que la empresa cuenta con distintos clientes, todos con algo en común: empresas que cuentan con datos de personas ajenas, incluyendo gestorías, asesorías, despachos de abogados, notarios, centros hospitalarios, registros de la propiedad…
Una vez que la empresa ha contactado con ellos para que se encarguen de destruir toda su documentación, Huidobro señala que “se cogen los contenedores, se meten en nuestros vehículos, se pesan, se manda una fotografía de su documentación pesada y luego se destruye y se certifica. Se destruye a las 24 ó 48 horas, a no ser que sea una cantidad muy elevada de papel que no dé tiempo a destruir en esos días, y una vez destruido, se emite un certificado.
A la hora de eliminar esos documentos “tenemos una maquina con nivel de seguridad P3, se cogen desde los propios contenedores, se van sacando los papeles y se van metiendo en la maquina. Es una sala cerrada donde allí no entra nadie más que los trabajadores por la ley de protección de datos y por seguridad, al final lo que ofrecemos es confidencialidad. Hemos tenido clientes en juzgados y con sentencias judiciales y casos de investigaciones. También firmamos un contrato de confidencialidad con el cliente, tanto por nuestra parte como por la suya”, confirma.
El siguiente paso es deshacerse de esos documentos destrozados, por lo que el gerente afirma que “una vez destruidos se compactan en fardos más grandes, de 900 kilos más o menos y se mandan a la planta de reciclaje, donde tras separarlos en color y en blanco y tratar los papeles de color con distintos productos para blanquearlos, se vuelve a reutilizar ese papel para después ponerlo en funcionamiento como papel reciclado”.
La destrucción de papeles documentales es obligatoria actualmente. Huidobro confiesa que “se dé personas que han tenido que pagar grandes cantidades de dinero por destruir el papel desde sus empresas, ya que en el momento en el que se les pedía un certificado que confirmase esa destrucción de documentos no lo tenían al haberlo hecho desde su empresa con cualquier trituradora, no lo tenían o porque una vez que los habían destruido, los dejaban directamente en el contenedor. La destrucción de documentos es algo obligatorio y se necesita. Si te lo pide un inspector con el certificado estas libre de cualquier tipo de de multa”.
La confidencialidad es uno de los principios y uno de los objetivos de esta empresa. “Nosotros no leemos nada, no sabemos que pone en los documentos que recibimos. Según salen de la empresa y se meten en los contenedores van directamente a la máquina”, confiesa Huidobro.
La llegada de las nuevas tecnologías ha provocado que muchos de estos trámites se realicen únicamente de manera telemática. Sin embargo, desde Seguridad Documental, Raimundo Huidobro asegura que “a pesar de esto la cantidad de papel que nos llega, ha aumentado. Por poner un ejemplo, una persona se muere, su expediente hospitalario tiene que estar 50 años en papel. Los notarios, las escrituras los registros de la propiedad abogados sentencias albaranes todo un triste albarán o tickets de datafonos todo es en papel y eso todo hay que destruirlo. Dicen que el papel va a desaparecer, pero nosotros no lo veremos, de aquí a 150 o 200 años puede que sí, y aunque se estén digitalizando muchas cosas el papel siempre va a funcionar”.
