En Salamanca, son muchos los pequeños negocios que, desde hace semanas, se repiten la misma pregunta en conversaciones y reuniones: “¿Cuándo empieza de verdad la obligación de la factura electrónica y qué pasos tenemos que dar para no llegar tarde?”. Saben que no se trata de un detalle sin importancia ni de una moda pasajera de la administración, es un cambio legal que ya está en marcha y que transformará la manera en la que se emiten las facturas, se guardan los registros y se informa a la Agencia Tributaria. Prepararse con antelación significa librarse de sanciones y es una extraordinaria oportunidad de ganar en orden, agilizar procesos y trabajar con más seguridad cada día.
El marco que empuja esta digitalización es la Ley “Crea y Crece” (Ley 18/2022), pensada para modernizar el tejido empresarial, combatir la morosidad y mejorar la eficiencia administrativa en las relaciones B2B. En paralelo, la Ley Antifraude activó el llamado sistema VeriFactu, que no es otra cosa que un conjunto de requisitos para que los programas de facturación garanticen la integridad, la trazabilidad y la inalterabilidad de los registros, evitando el software de doble uso. Con ambos frentes, Economía y Hacienda han apretado el acelerador de la digitalización y han fijado un calendario que conviene tener a mano.
En las próximas líneas encontrarás una guía clara y directa explicando qué es de verdad la factura electrónica, cuáles son las fechas clave, qué requisitos debe cumplir tu sistema y cómo elegir la herramienta adecuada sin marearte.
¿Qué es la Factura Electrónica y por qué es diferente?
Empecemos por aclarar la confusión más habitual, una factura electrónica no es un PDF que adjuntas al correo. La normativa habla de un documento digital con formato estructurado, como Facturae, que puede ser leído y procesado automáticamente por los sistemas informáticos de quien la emite y de quien la recibe. De este modo, los datos se ven en pantalla, pero están codificados para que el software los entienda sin tecleo manual. Eso reduce errores, acelera validaciones y permite automatizar cobros y conciliaciones.
Este salto cambia el juego por varios motivos:
- Ahorra tiempo: emisión, envío y archivo se integran en un flujo automático.
- Reduce errores: se minimizan fallos de transcripción y descuadres.
- Aporta seguridad: firma digital, cifrado y huellas (hash) que acreditan integridad.
- Acelera cobros: el receptor importa la factura en su sistema sin picar datos.
- Deja rastro: todo queda registrado, localizable y auditable.
Si hasta ahora facturabas con una plantilla en Word y guardabas copias en carpetas, toca pasar página. Es hora de trabajar con un sistema que entiende las facturas y habla el mismo idioma que tus clientes y proveedores. Este enfoque, con un formato estructurado y trazable, es, de hecho, el corazón del reglamento técnico aprobado por Hacienda.
El Calendario Definitivo. Plazos que no puedes olvidar
Aquí conviene ser muy preciso porque es donde surgen más dudas. Con el Real Decreto 1007/2023, publicado el 6 de diciembre de 2023, se aprobaron los requisitos de los sistemas de facturación, la parte VeriFactu. Inicialmente se habló de un despliegue en dos velocidades, vinculado a la facturación anual, pero en abril de 2025, el Real Decreto 254/2025 ajustó las fechas para dar más margen a las empresas. Resultado: hay dos hitos principales y dependen de si tributas por Impuesto sobre Sociedades o no.
- Contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades (la mayoría de sociedades mercantiles): deberán tener sus sistemas adaptados a VeriFactu el 1 de enero de 2026 (se amplió el plazo que inicialmente apuntaba al 1 de julio de 2025).
- Resto de obligados tributarios (autónomos y otros contribuyentes que no tributan por IS): el límite pasa a ser el 1 de julio de 2026.
¿Y la factura electrónica B2B de la Ley Crea y Crece? El esquema es similar al que se comunicó desde el principio: las empresas con una facturación anual superior a los 8 millones de euros se adaptan antes que el resto, con un periodo de 12 meses desde la aprobación del reglamento específico de e-factura; el resto, 24 meses. Aunque el Gobierno ha ido modulando fechas para cuadrar ambos marcos (VeriFactu y e-factura), el criterio general de grandes primero, pymes después, se mantiene. Lo importante a día de hoy es que VeriFactu sí tiene fechas cerradas en BOE y condiciona el software que uses desde enero y julio de 2026, según tu caso.
Hito / Colectivo
Qué implica
Fecha clave
VeriFactu – contribuyentes de IS
Sistemas de facturación adaptados al reglamento (integridad, trazabilidad, QR, hash, etc.)
1 enero 2026
VeriFactu – resto (autónomos, no IS)
Mismas obligaciones técnicas, con más margen de implantación
1 julio 2026
E-factura B2B (> 8M € de facturación)
Uso obligatorio de e-factura en relaciones B2B 12 meses tras su reglamento específico
Referencia de 12 meses
E-factura B2B (? 8M € de facturación)
Uso obligatorio 24 meses tras el reglamento
Referencia de 24 meses
Los requisitos: Lo que tu empresa necesita para cumplir
Ahora que conoces los plazos, es hora de asegurarte de que el software de facturación que utilizas cumple de verdad con la normativa o dar el salto a uno que sí que lo haga. ¿Qué tiene que garantizar?
Integridad, inalterabilidad y trazabilidad
El sistema debe evitar que una factura emitida pueda alterarse sin dejar rastro, registrar eventos (quién hizo qué, cuándo) y conservar el histórico conforme a ley. Esto incluye la huella (hash) y metadatos que acreditan autenticidad e integridad.
Formatos estructurados
Debe emitir en Facturae u otros formatos estructurados que permitan el procesamiento automático. El PDF puede seguir existiendo como copia visual, pero no es lo que te da el cumplimiento.
Interoperabilidad (interconexión)
Tu sistema tiene que “hablar” con el del receptor, de modo que este pueda integrar la factura sin picar datos. Esta interoperabilidad es la que hace que el circuito de cobro sea más corto y transparente.
Compatibilidad con VeriFactu
El software debe poder enviar registros a la AEAT (en tiempo real o bajo el esquema previsto) o conservarlos con los requisitos técnicos (incluidos códigos QR y marcados específicos). AEAT lo recoge de forma expresa en sus notas y preguntas frecuentes.
Conservación y accesibilidad
No basta con emitir, hay que guardar, localizar y exportar con garantías durante el periodo legal. Evita soluciones que no te permitan recuperar lotes o generar evidencias ante una inspección.
Si todavía gestionas la facturación con un programa que solo genera PDFs y los archiva en carpetas, lo más sensato es que no lo dejes pasar. Habla con tu proveedor y solicita que te acredite el cumplimiento del RD 1007/2023, te presente su plan para adaptarse a VeriFactu y te garantice compatibilidad con el formato Facturae. Resolverlo cuanto antes te ahorrará las prisas de última hora… y también algún que otro disgusto cuando llegue 2026.
Cómo elegir el software de facturación ideal
En la práctica, la gran decisión es el software. Aquí no se trata de instalar algo para salir del paso, debe resolver el cumplimiento y ayudarte en el día a día. En este sentido, tres criterios deben cumplirse
- Sencillez de uso: si la herramienta es enrevesada, el equipo la esquivará y volverá a viejos hábitos. Mejor una interfaz clara que reduzca clics y se entienda sin manuales eternos.
- Cumplimiento de normativa: exige compatibilidad con Facturae, funciones de VeriFactu (QR, hash, registro de eventos) y evidencias exportables. Pide fichas técnicas, demos y un compromiso explícito de actualización a las fechas de 2026.
- Valor añadido: si además integra gastos, contabilidad, conciliación bancaria o presupuestos, estarás automatizando media oficina en una sola plataforma. El tiempo que ahorras se nota en tesorería y en tranquilidad.
Adaptarse a la nueva normativa de factura electrónica es una oportunidad para modernizar tu negocio. Para encontrar una solución que te garantice el cumplimiento de la ley y te simplifique la gestión es vital elegir un software de facturación que se adapte a tus necesidades, automatice los procesos y te ofrezca la tranquilidad de saber que todo está en orden.
Y si el coste te preocupa, recuerda el Kit Digital, ya que muchas pymes y autónomos pueden financiar la implantación de software de facturación con el bono correspondiente. En la práctica, significa que puedes dar el salto con un impacto económico mucho menor, a veces, cero, si cumples los requisitos del programa y eliges un agente digitalizador que te acompañe en la implantación.
En Salamanca, donde muchos negocios son familiares y el tiempo de oficina se reparte entre ventas, almacén y proveedores, el mejor software es el que quita trabajo desde el día uno.
De la obligación a la eficiencia
La e-factura y VeriFactu vienen a ordenar procesos que, con la presión del día a día, se habían quedado antiguos. ¿Requiere un esfuerzo inicial? Sí, ¿Merece la pena? También. Ganarás en control, reducirás errores y tendrás una base sólida para crecer con menos fricción administrativa.
Recapitulemos lo esencial para llegar a la fecha límite con los deberes hechos. Lo primero es entender el porqué de este cambio. La respuesta es modernización, lucha contra la morosidad y eficiencia en B2B.
Lo segundo es apuntar las fechas clave: 1 de enero de 2026 (sociedades, IS) y 1 de julio de 2026 (resto), según BOE y AEAT. Ajusta tu hoja de ruta a esos hitos.
Por último, verifica requisitos como la integridad, inalterabilidad, trazabilidad, Facturae, QR, hash y conservación conforme al RD 1007/2023, y elige bien la herramienta, que cumpla, que sea sencilla, que te dé más (gastos, contabilidad, conciliación) y que tenga un plan de actualización firmado.
Y no te olvides de aprovechar las ayudas, como el Kit Digital puede cubrir parte o toda la implantación si cumples condiciones. La factura electrónica ha llegado para quedarse y, tarde o temprano, marcará un antes y un después en la forma de trabajar de las empresas, tanto en Salamanca como en el resto del país. Más que un peso extra, conviene mirarla como una ocasión para afinar la gestión, ganar en competitividad y reforzar la seguridad de tu pyme. Si aprovechas bien los recursos y consejos que se han dado en este artículo, tendrás las bases necesarias para dar el salto con confianza y sin sobresaltos.
