Reducir las tareas repetitivas en tu empresa es fundamental para mejorar tu productividad y añadir más valor. ¿Quieres saber cómo conseguirlo? En este artículo, te ofrecemos distintas claves.
Reducir tareas repetitivas en las empresas: las técnicas y sus ventajas
La productividad se basa, también, en reducir las tareas repetitivas que no generan valor añadido. Y existen varias maneras de conseguirlo, que se pueden combinar. Estas son las principales posibilidades:
1. Automatización: telemática y software
La telemática permite localizar dispositivos, vehículos y activos en tiempo real mediante un software. Esta solución, como la de Radius España, por ejemplo, facilita la optimización de rutas y elimina movimientos prescindibles, sobre todo en empresas vinculadas al transporte.
Asimismo, el software ERP es necesario para reducir acciones, gracias a la nube y al acceso centralizado. Todo esto, evita que se tengan que repetir tareas.
2. Optimización de los organigramas
La optimización de los organigramas es un punto al que no se le da, a veces, suficiente importancia. Aquí la comunicación tiene que ser clara, reconocible y las funciones bien determinadas. En un organigrama vertical no suele ser difícil, pero en modelos más horizontales o matriciales se deben optimizar las funciones de cada trabajador. Al final, el objetivo, es claro: hacer más con menos.
3. Integrar los dispositivos con un ERP
Integrar los dispositivos con un ERP es otra forma de reducir tareas repetitivas. La comunicación en tiempo real es fundamental para optimizar el trabajo, porque se puede disponer también de esa información.
4. Localizar los gaps de productividad
Para trabajar bien y de forma eficiente, se deben localizar los gaps o problemas de productividad. ¿Qué sucede? Que, gracias al seguimiento con un ERP, teniendo en cuenta la línea temporal, sabrás cuáles han sido los momentos y puntos, dentro del proceso productivo, donde hay problemas.
Localizar correctamente los problemas de productividad reduce, también, las repeticiones innecesarias. Y, para ello, es imprescindible que tengas un conocimiento previo.
5. Evaluación de rendimiento para la mejora continua
Las evaluaciones de rendimiento tienen que ser individuales y colectivas. En el primer caso, para ver si cada trabajador cumple con los estándares normativos. Por otra parte, para ver si todo el equipo está trabajando de acorde con las expectativas establecidas.
Para ello, debes utilizar unos indicadores o KPIs claramente reconocibles, conmensurables y objetivos. A partir de ahí, puedes plantearte cuáles son los rendimientos individuales y colectivos. Puede ser que haya un uso deficiente de los recursos tecnológicos o que no se estén aprovechando todas sus potencialidades.
Cuando tengas estos datos durante un periodo de tiempo determinado, puedes tomar decisiones. Y entre estas, se incluye la gestión de los cambios para automatizar determinadas tareas.
6. Uso de dispositivos y maquinaria especializada y actualizada
Utilizar dispositivos y maquinaria actualizada es imprescindible, dependiendo del sector. Todas las empresas deben contar con acceso a dispositivos móviles y con un ERP actualizado. Ahora bien, en algunos sectores específicos, como el industrial, la robotización para los transportes de mercancía gana una importancia especial, porque evita la repetición y la realización de tareas repetitivas.
Asimismo, e incluso en entornos de oficina, un buen uso del Big Data evita repeticiones innecesarias. Por ejemplo, conociendo qué leads pueden ser más productivos que otros y evitar rondas de llamadas o contactos que son prescindibles. También, se consigue enviando directamente la información, sin intermediarios.
Reducir las tareas repetitivas es posible con inversión, liderazgo y unos estándares claramente reconocibles. Por eso, si se realiza un seguimiento, se pueden mejorar sustancialmente las ratios y optimizar el rendimiento del capital humano.
