Opinión

¡Qué forma de perder el tiempo! // What a waste of time!

Una expresión muy común tras una reunión. Muchas personas consideran que la puesta en común de actividades, ideas, informaciones, instrucciones y toma de decisiones no conducen a nada, pero en el peor de los casos, siempre hay algo positivo: la relación entre profesionales y sentir puntos de vista diferentes. También se fomenta el compañerismo y el respeto a la diversidad de ideas. ¿Lo más difícil?, el consenso.

La reunión ha de estar bien estructurada formalmente. En la convocatoria ha de indicarse: motivo, fecha, lugar, tiempo previsto, asistentes obligatorios, invitados y orden del día; este último con indicación del tiempo estimado para tratar cada asunto, permitiendo la aportación en su programación y con un número de puntos que puedan ser analizados en el tiempo previsto. Debe ser convocada con suficiente anticipación para permitir que los asistentes la preparen. Por otra parte, si somos convocados, seamos puntuales por respeto a los demás; el tiempo de cada uno tiene el mismo valor.

Durante la reunión, el moderador, que puede ser el convocante, ha de seguir fielmente el orden establecido para evitar distracciones; ha de controlar las intervenciones; si hay que analizar situaciones o ideas, que cada asistente exprese una cualidad positiva y otra negativa, lo cual ayudará a decidir posteriormente y dinamizará el grupo; debe ayudar a establecer conclusiones y las acciones a tomar.

Finalmente, todo lo discutido se reflejará en el acta de reunión con un orden preestablecido que incluya los asistentes, un resumen de las intervenciones, las acciones a tomar y sus responsables.
¡Cuanta más claridad, más fácil será su seguimiento! ¡Así no perderemos el tiempo!

What a waste of time!

A common expression after a meeting. Many people consider sharing activities, ideas, information, instructions and decisions do not lead to anything, but in the worst case, there is always something positive: the relationship between professionals and feel different views. Companionship and respect for diversity of ideas is also encouraged. Is it more difficult?, consensus.

The meeting must be formally well structured. In the setting communication should be clear: the reason, date, place, time schedule, required attendees, guests and agenda; the last one indicating the estimated time to address each issue, allowing the provision in its programming and with a number of points that can be analyzed in the time provided. It should be convened sufficiently in advance to allow attendees to prepare it. Moreover, if we are invited, we should attend at time respecting for others; each other time has the same value.

During the meeting, the moderator, who may be the convener, must faithfully follow the established order to avoid distractions; he has to control interventions; whether to analyze situations or ideas, each participant will state a positive and a negative quality, which will help to take decisions later and drive the group; he should help to draw conclusions and actions to be taken.

Finally, everything discussed will be noted in the minutes of meeting following a predetermined order and it should attendees, a summary of interventions, actions to be taken and responsibilities.
More clarity, easier following up! So do not waste time!

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Un comentario

  1. Lo que se dice aquí es muy importante. Yo lo aplicaría a todo tipo de reuniones. Y estoy pensando incluso en las Juntas de Vecinos de Comunidades

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